Board Portal Yazılımının Temel Yönleri: 2022 İçin İş Profesyonelleri

Kurumsal dünyada kağıt ve manuel süreçler artık modası geçmiş durumda. Geleneksel veya standart yönetim kurulu yönetişim prosedürleri, dijital iletişimdeki devrim nedeniyle artık modası geçmiş. Çevrimiçi yönetim kurulu portal yazılımı, modern kurumsal yönetimde önemli bir araç haline gelmiştir çünkü zaman, para ve insan çabalarından tasarruf sağlar.

Sanal toplantı odası yazılımı neden modern yönetim kurulu uygulamalarının ayrılmaz bir parçası haline geldi? Kuruluşlar için faydaları nelerdir? Cevapları bu kılavuzda alalım.

Sanal toplantı odası nedir?

Sanal bir yönetim kurulu odası, diğer adıyla sanal direktörler masası, bir kuruluşun üst düzey yönetimi ile yöneticiler, CEO'lar, başkanlar, sekreterler ve yönetim organlarının diğer üyeleri de dahil olmak üzere yönetim kurulu üyeleri arasındaki işbirliği için dijital bir platformdur.

Kurul üyeleri, Board yazılımını kullanarak veri dosyalarını paylaşabilir, özel olarak iletişim kurabilir (bire bir mesajlaşma), çevrimiçi yönetim kurulu toplantıları yapabilir, kurul materyallerine erişebilir (gündem, board book, toplantı tutanakları, politika kılavuzları vb.), Grup tartışmaları başlatabilir, görevler atayabilir ve benzeri şeyleri yapabilir.

Board portal yazılımını kullanmanın artıları

Yönetim kurulu portalları öncelikle kurumsal yönetim sürecini daha kolay ve verimli hale getirerek üst yönetime yardımcı olur. İşte kart yazılımının bazı hayati faydaları.

1 - Daha iyi yönetim kurulu doküman yönetimi

Kağıt dokümantasyon sistemlerini takip eden levhalar genellikle kart doküman yönetiminde düzensizliklerle karşı karşıya kalmaktadır. Kuruluşlardaki belgelerin neredeyse% 7,5'inin farklı nedenlerle kaybolduğunu biliyor musunuz? Yönetim kurulu üyeleriniz böyle bir durumla karşı karşıya kalırsa ne olur? Ayrıca, yüzlerce ve binlerce kağıt dosyadan bir belge bulmak çok zaman alıyor. Bu nedenle kağıt dokümantasyon sistemi çalışanlarda %21,3'lük bir verimlilik kaybına neden olabilir.

Aksine, sanal toplantı odası yazılımı, işlerin nasıl yapıldığını tamamen değiştirdi. Toplantı odaları, Boardların her türlü dosyayı herhangi bir biçimde depolayabileceği merkezi bulut tabanlı veri depolama yerleridir. Bir Board kullanıcısı bir ses, video veya belge dosyasını karşıya yükleyebilir ve paylaşabilir.

Merkezi veri depolama, kart portallarının bir yönüdür; bu uygulamaları diğer mevcut seçeneklerden daha iyi hale getiren veri organizasyonudur. Toplantı odası yönetimi, dosyaları ve belgeleri istedikleri herhangi bir yapıda veya hiyerarşide saklayabilir. Klasörler ve alt klasörler oluşturabilir ve dosyalara arama etiketleri ekleyebilirler.

Ayrıca, bir kullanıcı herhangi bir dosyayı dosya etiketleri, ad, veri boyutu, grup, anahtar kelime veya kelime öbeği ile arayarak bulabilir.

2 - Yönetim kurulu üyeleri için dijital günlük

Yönetim kurulu üyeleri genellikle aynı anda birden fazla görevle ilgilenir. Bireysel olarak çalışıyor veya diğer yönetim kurulu üyeleri veya şirket çalışanları ile işbirliği yapıyor olabilirler. Bu gibi durumlarda, yönetim kurulu üyeleri idareden geçici olarak yönetim kuruluna çalışan eklemesini isteyebilir.

Ayrıca, toplantı odası Boardsu yönetim kurulu üyelerini her konuda güncel tutar. Tipik bir board veya ana sayfa şunları görüntüler:

• Bildirimler ve uyarılar
• Takvim etkinlikleri
• Gelecekteki yönetim kurulu toplantıları
• Eldeki görevler ve son teslim tarihleri
• Toplantı odasındaki önemli güncellemeler
• Toplantı odasındaki değişiklikler veya toplantı odası kullanıcısıyla bağlantılı belgeler
• Özel mesajlar ve e-postalar

3 - Yönetim Kurulu toplantı yönetimi

Yönetim kurulu toplantıları kurumsal yönetim sürecinde özel bir yere sahiptir. Kurul toplantıları, toplantı gündeminin hazırlanması, yönetim kurulu defteri, toplantı tarihi belirleme, mekan seçme, toplantının yürütülmesi, görevlerin atanması, toplantı tutanaklarının hazırlanması ve dağıtılması, toplantıyla ilgili önemli belgelerin arşivlenmesi gibi yorucu hazırlıklarla desteklenir.

İyi olan şey, yönetim kurulu portallarının, çevrimiçi yönetim kurulu toplantıları veya yönetim kurulu üyelerinin fiziksel olarak (geleneksel yöntemler) toplanması olsun, etkili olmasıdır.

Sanal bir toplantı odasının toplantı yönetimini nasıl daha kolay ve hızlı hale getirdiği aşağıda açıklanmıştır.

Toplantı gündemi oluşturucu

Yönetim kurulu sekreteri veya başka bir üye, yeni bir şablon oluşturarak veya yönetim kurulu yazılımında mevcut olanları kullanarak toplantı gündemini hazırlayabilir. Sekreter, gündemi hazırladıktan ve katılımcılardan öneriler aldıktan sonra, başkana imzalatabilir ve her katılımcıya gönderebilir.

Board book oluşturma

Modern sanal toplantı odaları, board book hazırlamak için yönergeler ve şablonlar sağlar. Yönetim kurulu odalarıyla ilgili en iyi şey, Board defterine farklı türde dosyalar ekleyebilmeniz ve bunu toplantı gündemlerine veya diğer belgelere bağlayabilmenizdir.

Toplantı tutanaklarını hazırlama

Toplantı tutanakları yönetim kurulu üyeleri için en önemli belgelerden biridir ve bu belgeyi çok sık kullanırlar. Genel olarak, yönetim kurulu sekreteri toplantı tutanaklarını hazırlar ve başkana imzalatır. Elektronik imza özelliği sayesinde belge elektronik ortamda imzalanabilir. Tutanaklar imzalandıktan sonra tüm toplantı katılımcılarıyla paylaşılabilir ve ileride kullanılmak üzere arşivlenebilir.

4 - İdari giderlerin azaltılması

ABD'deki ortalama bir şirketin yazıcılara, kartuşlara, kağıtlara, klasörlere, ataşlara ve diğer kırtasiye malzemelerine yılda 400.000 dolar harcaması sizi şok edebilir. Bir şirketin, özellikle de kar amacı gütmeyen bir kuruluşun bu giderleri en aza indirerek ne kadar fayda sağlayabileceğini hayal edebiliyor musunuz? Kart yönetim yazılımı ile bir şirket bu maliyetleri kolayca sıfıra indirebilir veya en azından en aza indirebilir.

2022'de en iyi board portal yazılımı

Uygun, bütçe dostu ve etkili bir board portalı seçmek zor olabilir çünkü birçok satıcı söyledikleri gibi değildir. Ancak, G2, Capterra gibi güvenilir internet kaynaklarını ziyaret edebilir ve en iyi board portalları incelemeleri, karşılaştırmaları ve özellikleri hakkında bilgi edinebilirsiniz.

İyi board portallarından bazıları:

• Boardmaps
• Diligent
• iDeals
• Govenda
• Boardable

Son Sözler

Yönetim kurulu portalları kurumsal yönetimin geleceğidir çünkü şirketler uzaktan belge yönetimi ve iletişim kanalları aramaktadır. Kurul portalları, üst düzey şirket yönetiminin görevlerini tamamen güvenli bir ortamda yerine getirebileceği merkezi veri havuzları ve güvenli işbirliği platformları olarak işlev görür. En önemlisi, sanal toplantı odaları yılda binlerce dolar tasarruf sağlar.

Yazımı okuduğunuz için teşekkürler eder, Saygılar ve sevgilerle.