Çevrimiçi Veri Odaları, Belge Yönetimi Devrimidir

Yaklaşık on yıl önce, dizüstü bilgisayar veya USB taşımadan iş verilerinize 7/24 erişim fikri uzak bir gerçeklik gibi görünüyordu. Profesyonellerin, iş ekiplerinin ve çalışanların cep telefonlarını kullanarak her yerden, her zaman iş verilerine erişebileceklerini kimse düşünmedi.

Ancak sanal veri odaları sayesinde yukarıda bahsedilen her şey artık çok kolay bir şekilde mümkün. Elektronik veri odası, veri yönetimi alanında bir devrimdir ve tüm dünyada son derece güvenilir bir iş çözümü haline gelmiştir.

Dataroom yazılımını henüz duymadıysanız, işte size kapsamlı bir rehber.

Dijital Veri Odası Nedir?

İşletmeler, profesyoneller, işletmeler, şirketler, firmalar, devlet kurumları, sabit birimler vb. tarafından merkezileştirilmiş veri depolama ve paylaşım için kullanılan bir çevrimiçi depolama platformundaki dijital veya sanal veri odası.

Başlangıçta, veri odası hizmetleri genellikle şirketler tarafından birleşme veya satın almalar için kullanılıyordu. Şirketler, birleşme ve satın alma işlemlerinde teklif sahiplerine veri erişimi sağlamak için bunları geçici merkezi veri havuzları olarak kullandılar. Yani teknik olarak, dijital veri odaları sanal anlaşma odaları olarak kullanıldı.

Günümüzde VDR'ler, bağış toplama, stratejik ortaklık, ortak girişimler, ilk halka arz, gayrimenkul satışı ve alımı, birleşmeler, satın almalar vb. işlemler için son derece güvenilir anlaşma odalarıdır.

Günümüzün VDR'leri, uzaktaki çalışanların, profesyonellerin, çalışanların ve iş ekiplerinin belgeleri paylaşabileceği, sanal toplantılar düzenleyebileceği, özel olarak iletişim kurabileceği, beyin fırtınası oturumları düzenleyebileceği, anketleri artırabileceği ve bir veri odasında oy kullanabildiği zengin özelliklere sahip sanal çalışma alanlarıdır.

Sanal Veri odası: Belge Yönetimi Devrimi

Çevrimiçi veri odaları, yalnızca gerektiğinde veri depoladığınız ve geri aldığınız veri depolama platformları değildir. Bunun yerine, kuruluşunuzdaki farklı süreçleri kolaylaştıran eksiksiz belge yönetimi araçlarıdır. Bir VDR'nin belge yönetimini nasıl otomatikleştirdiği aşağıda açıklanmıştır.

1 - Organize İş Verileri

İş verilerinizi düzenli tutmak çok zaman kazandırır ve iş gücünüzün verimliliğini artırır. Çalışanlardaki verimsizliğin arkasındaki temel nedenlerden birinin uygunsuz veri organizasyonu olduğunu biliyor musunuz? Bir araştırma, kağıt biçimindeki organize olmayan verilerin çalışanlarınızın verimliliğini %20 oranında azaltabileceğini söylüyor.

Sanal veri odası yazılımı, işletmelerin yüzlerce belge ve dosyasını istedikleri yapıda düzenlemelerine yardımcı olur. İş belgelerinizi yüklerken istediğiniz kadar klasör oluşturabilirsiniz. Farklı belge türleri için klasörler ve alt klasörler oluşturmak, kullanıcıların istedikleri belgeleri kolayca bulmalarına yardımcı olur.

Dahası, kullanıcılar bir dosyayı saklarken bir arama etiketi ekleyebilir ve onu ada, anahtar kelimeye veya dosya türüne göre alabilir. VDR'lerdeki tam metin arama özelliği, kullanıcıların arama çubuğuna bir cümle veya tümcecik girerek bir dosyayı bulmasına yardımcı olur. Kısacası, VDR'lerde dosya alımı çok kolaydır. En önemlisi, bir dosyayı belgeler, videolar, resimler ve sesler dahil olmak üzere birden çok biçimde yükleyebilirsiniz.

2 - Merkezi Veri Depolama

Merkezi veri depolama, etkili bir belge yönetim sisteminin bir diğer önemli parçasıdır. Merkezi veri depolama, bir işletmenin vergilendirme, finans, pazarlama, İKY, BT vb. gibi farklı departman ve bölümlerle ilgili tüm verilerini tek bir yerde tutması anlamına gelir.

Ancak merkezi veri depolama neden yararlıdır? Her şeyden önce, merkezi olarak depolanan verilerin siber tehditlerden korunması kolaydır. İkinci olarak, departmanlar arası veri paylaşımı daha kolay hale gelir ve birden fazla departmandan ekipler ihtiyaç duydukları belgelere kolayca erişebilir. Üçüncüsü, bir işletmenin aynı zamanda pahalı bir veri depolama modeli olan birden fazla veritabanı bulundurması gerekmez.

3 - Güvenli Veri Paylaşımı

E-posta hizmetleri, en güvenli iş veri paylaşım kanalları olarak kabul edildi, ancak siber saldırılar nedeniyle çok sayıda toplu veri sızıntısı, e-posta güvenliği ile ilgili soruları gündeme getirdi. Örneğin, önde gelen küresel e-posta hizmeti Yahoo, birkaç kez veri hırsızlığına maruz kaldı.

Neyse ki, sanal veri odaları ile veri paylaşımı kolay ve güvenli hale getirildi. Veri odası kullanıcıları, belgeleri şifreli bir biçimde paylaşabilir, düzenleyebilir ve açıklama ekleyebilir. Bir kullanıcı şifreli bir dosyayı paylaştığında, yalnızca amaçlanan alıcı bu dosyayı çözebilir. En iyi yanı, veri paylaşımının kontrollü ve izlenen bir ortamda gerçekleşmesidir.

Bir işletme harici taraflarla veri paylaşmak isterse, veri odası yönetimi bunları geçici olarak veri odasına ekleyebilir ve buna göre devam edebilir. Kısacası, iş verileriniz veri odası içinde paylaşılır.

4 - Belge Erişim Kontrolü

Bir VDR, veri paylaşımını nasıl güvenli hale getirir? Veri odası yazılımı, yöneticilerin şirketin gereksinimlerine veya politikalarına göre veri erişimini sınırlamasına olanak tanır. Yönetim, kullanıcıların veya bir grup kullanıcının bir belge içindeki bir klasöre, dosyaya ve hatta sayfalara erişmesini kısıtlayabilir.

Çit görünümü, diğer veri depolama yazılımlarında nadiren bulabileceğiniz bir özelliktir. Herhangi bir belgede çit görünümü modunu etkinleştirmek, kullanıcıların belgeyi düzenlemesini, değiştirmesini veya yazdırmasını engeller. Dahası, çit görünümü modu, kullanıcıların o belgenin fotoğraflarını veya ekran görüntülerini çekmesini kısıtlar.

Kullanıcılar, telif haklarını belgelerine damgalamak için VDR'lerde dijital filigran kullanabilirler. Dijital filigranlar, belgede yapılan değişikliklerin ve bunu yapan kullanıcıların ayrıntılarının izlenmesine yardımcı olur. VDR'lerde, belge erişimini istediğiniz zaman iptal etmenize olanak tanıyan bir belge erişimi iptal özelliği bulunur.

5 - Veri Güvenliği

Sağlam bir güvenlik sistemi olmayan bir belge yönetim aracı para kaybıdır. Neyse ki, sanal veri odaları bu alanda olağanüstü bir başarı elde etti. Sanal veri odaları, iki adımlı doğrulama, denetim günlükleri, veri yedekleme, cihaz IP adresi izleme vb. gibi siber saldırı ve veri sızıntısı olasılığını büyük ölçüde azaltan güçlü güvenlik özelliklerine sahiptir.

Sertifikalı sanal veri odaları, FINRA, ISO 27001, ISO 27081, SOC2, vb. gibi iş veri güvenliği standartlarıyla sıkı bir şekilde uyumludur.

Son Sözler

Son derece güvenli ve otomatik belge yönetimi söz konusu olduğunda, sanal veri odalarının çok fazla alternatifi yoktur. Kolaylık düzeyi, kullanım kolaylığı, uzaktan erişilebilirlik ve benzersiz veri güvenliği, veri odası yazılımını değerli bir iş varlığı haline getirir.

virtualdata-rooms.com size VDR'ler hakkında faydalı bilgiler ve piyasada bulunan veri odaları hakkında kapsamlı incelemeler sağlar.

Yazımı okuduğunuz için teşekkürler eder, Saygılar ve sevgilerle.